Excel'de hazırladığımız tabloyu Word'e nasıl aktarırız?

Bunun üç yolu var: Basit Yapıştırma (bkz. Bunları da Bilin!; xx. Tablo Yapıştırma); Gömme; ve Bağlama. Basit yapıştırma hesap tablosunun sadece bir görüntüsünü yapıştırır. Excel'de bu hesap tablosunu açıp yapacağınız değişiklikler, Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz. Gömme (Embedding) işleminde ise, Excel tablosunda yapacağınız değişiklikler Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz, ancak Word'deki tablo üzerine çift tıkladığınızda, tablo ile birlikte Word'ün araç çubuğu ve menüleri Excel'inki gibi olur ve tablo üzerinde gerekli değişiklikler yapılabilir. Gömme işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip <Ctrl>+C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Yapıştır (Paste) ve Microsoft Excel Çalışma Sayfası Nesne'yi (Microsoft Excel Worksheet Object) seçin. Tamam düğmesine tıklayın.

Bağlama (Linking) işlemi ise Excel'deki tabloda sonradan yaptığınız değişikliklerin, Word'e yapıştırdığınız tabloya yansımasını sağlar. Bağlama işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip <Ctrl>+C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Bağ Yapıştır (Paste Link) ve Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. Word'deki tablo üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp açılan menüden Bağlantıyı Güncelleştir (Update Link) komutuna tıklarsanız, tablonuz Excel'de yapılan değişikliklere göre güncellenir. Bu menüde Excel'de bağlantı kurulmuş dosyayı açmak için de komutlar vardır.

Excel'de girdiğimiz verileri bir form halinde düzenlemek, bu forma yeni veriler girmek ve istediğimiz verileri aratmak mümkün mü?

Elbette. Örneğin elimizde firma isim ve telefonlarının bulunduğu bir veritabanı olsun. Bu veritabanın tümünü seçip Veri*Form (Data*Form) komutuna tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir form kutusu gelecek. Bu formu dBase tarzı gerçek bir veritabanı formu olarak kullanabilirsiniz. Yeni (New) komutuna tıklayarak ilgili alanlara yeni veriler eklerseniz, bunlar Excel tablonuzda en alt satıra eklenecektir. Bu şekilde büyük bir veritabanı oluşturduysanız, Ölçüt (Criteria) komutuna tıklayarak istediğiniz gibi arama yaptırabilirsiniz.

İşverenimiz satışa sunacağı bir ürün için maliyetlerini ve satış gelirlerini vermiş. Belirli bir kar elde etmek için ne kadar satış yapması gerektiğini öğrenmek istiyor. Bunu Excel'de hesaplatabilir miyiz?

Elbette. Bunu için Excel'in Hedef Ara (Goal Seek) özelliğini kullanacaksınız. Bunu bir örnek üzerinde anlatalım: Diyelim ki işvereninizin satış gelirlerini, giderleri ve karı aşağıda verilen tablodaki gibi olsun. Burada kar 450 milyon TL olarak gözüküyor. İşverenin hedefi ise 500 milyon TL. Araçlar*Hedef Ara (Tools*Goal Seek) komutunu çalıştırın. Hücre Ara (Set cell) kısmında sonuç almak istediğiniz hücrenin adını girin (burada $B$5, B5 hücresini tanımlıyor). Sonuç Hücre (To value) kısmına hedeflediğiniz değeri girin (burada 500 milyon). Daha sonra Değişecek Hücre (By changing cell) kısmına, bu sonucu elde etmek için değiştirmek istediğiniz hücrenin ismini girin (burada $B$1). Tamam düğmesine tıkladığımızda, 500 milyon TL kar elde etmek için, işverenin satışlardan elde ettiği geliri 2.4 milyar TL'ye çıkarması gerektiği bulunur. Elbette Değişecek Hücre kısmına $B$4 yazsaydık, bu karı elde etmek için giderlerin kaç liraya düşürülmesi gerektiği ortaya çıkardı. Hedef Ara özelliği bu küçük örnekte basit görünebilir, ancak karmaşık formüllerin kullanıldığı hücrelerde çok işe yarar.

Bazı tablolarımız, sayfayı yatay konuma getirsek bile sayfaya sığmıyor. Ne yapmalıyız?

Önce araç çubuğundaki Sayfa Önizleme (Print Preview) düğmesine tıklayarak sayfanın baskıdan önceki görünümüne geçin. Üstteki Kenar Boşluğu (Margins) düğmesine tıklayın. Hücrelerin ve sayfanın sınırları belli olacak; bunları çekiştirerek hem hücrelere sığmayan metinleri düzeltebilir, hem de sayfada yazılabilecek alanın boyutlarını genişletebilirsiniz. Tablonuz bir sayfaya yine sığmıyorsa Ayarla (Setup) düğmesine tıklayın. Karşınıza sayfa yapısını ve diğer sayfa ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek. Burada sayfanın yatay dikey ayarlarını yapabileceğiniz gibi, Sığdır (Fit to) seçeneğini işaretleyerek, tablonuzu enine ve boyuna kaç sayfaya sığdırmak istediğinizi belirleyebilirsiniz. Gerekirse Küçültme/Büyütme (Adjust to) alanına yüzde cinsinden değerler girerek tablonuzu büyütüp küçültebilirsiniz. Bu işlemler hücreleri ve yazıtipini uygun boyutlarsa getirecektir. Tabii fazla uzun bir tablo hazırlamışsanız, bunu tek sayfaya sığdırmak, yazıların okunamayacak kadar küçülmesine yol açacaktır. Fazla zorlamayın ve tablonuzu birden fazla sayfada sunmanın yollarını arayın. Ne de olsa bir kağıdın boyutları sınırlıdır.

Bazen sütun başlıklarını birden fazla satıra yaymam gerekiyor. Bir hücrenin içinde birden fazla satır kullanmanın yolu nedir?

Sütun başlıklarınızın birinci satırda yer aldığını varsayalım. Satırın başındaki satır numarasına bir kere tıklayın ve tüm satırı seçili duruma getirin. Biçim*Hücreler (Format*Cells) komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusundan Hizalama (Alignment) bölümüne gidin. Bu bölümde de hücre içerisindeki metnin yatay ve dikey olarak nasıl yerleştirileceği ayarlanabilir. Bunun hemen yanındaki Metni Sar (Wrap Text) seçeneğini aktif hale getirirseniz, hücre içerisinde istediğiniz kadar satır kullanabilirsiniz. Excel hücre içerisindeki satırları otomatik olarak bir alta kaydırır. Eğer satırı istediğiniz yerde alta geçirmek istiyorsanız hücre içerisinde satırı yazarken <Enter> yerine <Alt+Enter> tuşlarını kullanarak satırı bir alta kaydırabilirsiniz.

Excel hücrelerine girdiğim metinler, ekranda hücreye sığmış gözükse bile, yazıcıdan eksik çıkıyor. Ne yapabilirim?

Excel'de hücre sınırlarını çekiştirerek bir metni hücreye tam sığdırdığınızı düşünebilirsiniz. Ancak emin olmayın; önce Dosya*Baskı Önizleme (File*Print Preview) komutunu çalıştırın. Tablonuzun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini aktaran bir pencere açılacaktır. Böylece hem eksiklerinizi, hem de hücrelere sığmayan metinleri görebilir, gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz.

İki farklı sayfadaki hesap tablolarımı raporumuzun tek sayfasına nasıl bastırabiliriz?

Diyelim ki Excel kitabınızın ilk sayfasında (Sayfa1- "Sheet1") aşağıdaki gibi bir tablo var.

Sayfa2'de ise çok benzer, ancak B Grubu olarak adlandırılmış birtakım veriler olsun. B Grubu verileri A Grubu verilerinin tam altına taşınmış halde yazıcı çıkışı almak istiyorsunuz. O halde Sayfa2'ye (Sheet2) gidin. Görünüm*Araç Çubuğu*Özelleştir (View*Toolbars*Customize) düğmesine tıklayın. Kategoriler (Categories) listesinde Yardımcı (Utility) seçeneğinin üzerine gelin. Sağ tarafta, üzerinde fotoğraf makinesi simgesi olan düğmeyi araç çubuğuna sürükleyip bırakın. Bu kamera düğmesidir. Diyalog kutularını kapattıktan sonra Sayfa2'de veri girilmiş alanı seçin (Burada A16) ve kamera düğmesine tıklayın. Sayfa1'e geçip bu sayfanın altındaki uygun bir hücreye (örneğimizde A8) tıklayın. Sayfa2'deki verilerin bir görüntüsü Sayfa1'in üzerine yapıştırılacaktır. <Alt> tuşunu basılı tutarak yapıştırılan görüntüyü uygun bir konuma sürükleyin. Yapıştırdığınız alanın çerçevesini silmek için üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp menüden Nesneyi Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın. Desen (Pattern) bölmesinde Hiçbiri (None) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Aşağıdaki gibi bir tablo elde edeceksiniz. Sayfa2'deki değerleri değiştirirseniz, Sayfa1'e yapıştırdığınız alan içindeki değerler de değişecek.

Excel 4.0'ın Seçenekler menüsünde yazdırma alanını belirlemeye yarayan Yazdırma Alanını Seç diye bir komut vardı. Bu komutu Excel 95'te bulamıyorum.

Bir Excel tablosunda istemediğiniz alanların kağıt üzerine aktarılmaması için basılacak alanı tanımlamanız gerekir. Excel 95'te de bu komut olmasına karşın menülerden kaldırılmış. Gerçi Araçlar*Seçenekler*Genel bölmesinde Excel 4.0 menüleri seçeneğini işaretleyerek eski menülere dönüş yapma şansınız var ama, Excel'i her açtığınızda tekrar tekrar bu ayarı yapmamanız için daha kısa bir yol öğreteyim: Araç çubuğu üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp Özeleştir'i (Customize) seçin. Kategoriler (Categories) listesinde Dosya (File) satırının üzerine gelin. Yan tarafta gördüğünüz düğmeler içinde ilk sıranın sonundaki yazıcı simgeli düğmeyi (normal yazıcı simgesine göre daha küçüktür) fare ile sürükleyip araç çubuğu üzerine bırakın. Artık bir alanı seçip bu düğmeye tıkladığınızda yazıcıya sadece bu alanı gönderebilirsiniz.

Seçimin Vaziyeti

Bir Excel çalışma sayfasında bir dizi hücreyi seçtikten sonra bu seçim alanındaki bazı bilgileri Excel penceresinin hemen altındaki durum çubuğunda bulunan Otomatik Hesaplama kutusundan alabilirsiniz. Bu kutuda normalde seçtiğiniz hücredeki sayıların toplamı görüntülenir. Ancak bu kutunun üzerine gidip sağ fare düğmesine bastığınızda bir menü açılır. Bu menüden seçimle ilgili ortalama, sayı adedi, en büyük ve en küçük değerleri ve elbette sayıların toplamını ekrana getirebilirsiniz.

Başlık Ortalama. Çalışma tablosunun bir satırında belirli hücreler arasına ortalanmış bir başlık yazmak istiyorsanız, ilk hücreye başlığınızı yazın. Sonra o satırda ilk hücre ile birlikte ortalama yapılacak tüm hücreleri seçin ve araç çubuğunda Sütunlar Arasında Ortala (Merge and Center) düğmesine tıklayın.

Tablo Yapıştırma

Excel'de hazırladığınız tabloyu bir Word belgesine, Word tablolarına benzer bir şekilde yapıştırmak istiyorsanız, tabloyu Excel'de seçip <Ctrl>+C tuşlarına basın. Daha sonra Word belgesine geçip Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Türü (As) kısmında Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın.

Word'den Excel'e Tablo

Word'de hazırladığınız bir tablo varsa bunu Excel'e kes/yapıştır yöntemi ile biçimi bozulmadan aktarabilmeniz için o tablonun Word'ün tablo yaratma fonksiyonları ile değil, aralarına sekme (Tab) verilerek hazırlanmış olması gerekir. Bu sekmeler, Excel'de verinin bir sağdaki hücreye yazılacağını belirtir.

Excel'de bir grafiği nasıl çizdiririz?

Bunu basit bir örnek üzerinde açıklayalım. Diyelim ki aşağıdaki gibi bir veritabanımız var. Bu veritabanında belirtilen kamyonların her ay taşıdıkları yük miktarı grafik olarak gösterilmek isteniyor.

Önce bu tablonun tamamını seçin ve araç çubuğundaki Grafik sihirbazı (Chart Wizard) butonuna tıklayın. İmleç artı işaretine dönüşecektir. Bu imleç ile hesap tablosunun boş bir alanına bir dikdörtgen çizin. Karşınıza Grafik sihirbazının 1. adımı çıkacak. Tablonun tamamını önceden seçtiğiniz için Aralık (Data range) kısmında değişiklik yapmanız gerekmez; İleri (Next) düğmesine tıklayın. 2. ve 3. adımlarda grafiğinizin biçimini seçeceksiniz; bu tercih size kalmış. 4. adımda satır veya sütunlardaki verilerin grafik üzerindeki yerleşimi ile ilgili ayarlar var. Örneğimizde bu diyalog kutusunda bir değişiklik yapmak gerekmiyor; ama diyalog kutusunda görünen örnek grafiğe göre bu seçeneklerin ne işe yaradığını kolayca görebilirsiniz. 5. adımda göstergeyi (lejand) ekleme seçeneğinin yanı sıra, grafik başlığını ve eksen başlıklarını yazabileceğiniz alanlar bulunur. Bunları doldurun. Son düğmesine tıkladığınızda grafiğiniz oluşacak. Grafiğin renklerini, çizgi ve kenarlık kalınlıklarını değiştirmek için, Grafiğin üzerine çift tıklayın; daha sonra biçimini değiştirmek istediğiniz öğenin üzerine çift tıklayın. Karşınıza biçimle ilgili her tür değişikliği yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek.

Excel'de bir zaman serisine göre girdiğimiz verilerle bir çubuk grafik hazırladık. Bu çubuk grafik üzerinde serinin genel gidişini (trendini) gösterebilir miyiz?

Bunun için EĞİLİM (TREND) işlevini kullanacaksınız. Örneğin elimizde aşağıdaki gibi bir veritabanı olsun. Satış Trendini (eğilimini) hesaplamak için, A3 alanına Satış Trendi yazdıktan sonra B3:G3 alanını seçin. Hemen ardından =EĞİLİM(B2:G2) formülünü yazıp <Ctrl>+<Shift>+<Enter> tuşlarına aynı anda basın. Böylece satış trendi değerlerini bulmuş oldunuz. Bunu grafiğe dönüştürmek içinse, A1:G3 arasındaki hücreleri seçin, Grafik Sihirbazı (Chart Wizard) düğmesine tıklayıp çalışma sayfası üzerinde bir grafik alanı yaratın. Grafik Sihirbazı'nın 2. adımında tipi olarak karma (çizgi-çubuk) grafik türünü, 3. adımda ilk seçeneği işaretleyin. Böylece aşağıdaki gibi, hem aylık satışları hem de satış trendini gösteren bir grafik elde edeceksiniz.

Tablomuza yazdığımız bazı rakamların en yakın tam sayıya yuvarlanmasını istiyoruz. Bunu nasıl yaparız?

Bunun için Excel'in YUVARLA (ROUND) fonksiyonundan yararlanabilirsiniz. Ancak, fonksiyonlar verilerin bulunduğu hücrelerde kullanılamazlar; yoksa fonksiyon döngüye girer. Bu yüzden, bir sütuna sayıları girdiyseniz, yanındaki sütuna YUVARLA fonksiyonu ile yuvarlatılmış hallerini yazmalısınız. Sonra gerekirse gerçek rakamların bulunduğu sütunu seçip, sağ fare menüsünden Gizle (Hide) komutu ile bu sütunu gizleyebilirsiniz. Şimdi YUVARLA fonksiyonunun nasıl kullanıldığını anlatalım: =YUVARLA(A5;-1) gibi bir değer A5 sütunundaki rakamı bir basamak yuvarlar. Örneğin rakam 3456 ise 3460 yapar. -1 yerine -2 kullansaydık yuvarlanmış rakam 3500 olacaktı. Burada eksi (-) işareti sizi şaşırtmasın: Burada 1, 2 gibi pozitif bir değer kullansaydık, varsa ondalık kesirden sonrasını yuvarlayacaktı. Örneğin 3456,45 gibi bir rakam

için =YUVARLA(A5;1) fonksiyonunu kullanırsanız, yuvarlanmış rakam 3456,5 olur.

92. Bir hücrenin değeri örneğin 100'den fazla ise 100 yazılması, az ise gerçek değerin yazılmasını istiyoruz. Bunu nasıl başarabiliriz?

Bunu Excel'in IF fonksiyonunu kullanarak yapacağız. aşağıdaki gibi bir hesap tablonuzun olduğu varsayalım. Burada A ve B sütunlarında yazan değerleri toplayıp D sütununa yazıyoruz. Sizin istediğiniz D sütunundaki değerin 100'den fazla olması durumunda buraya 100 yazılması olduğuna göre D sütununda ufak bir IF formülü kullanmamız gerekiyor. Burada yazmamız gereken formül ise EĞER((C3+B3)>100,100,C3+B3) . İngilizce Excel kullanıyorsanız EĞER yerine IF formülünü kullanabilirsiniz.

Hücreye girdiğim tarihin o yılın kaçıncı günü olduğunu hesaplatmak istiyorum. Yani, 1 Ocak için 1. Gün, 31 Kasım için 366. Gün olacak şekilde. Bunu nasıl başarabilirim?

Aynı zamanda Jülyen takvimi adı verilen bu işlemi yapmak Excel için son derece kolaydır. Ancak dikkat edilmesi gereken bir nokta var, o da artık yıllar. Neyseki Microsoft'çular Excel'i yaparken bunu ayarlayacak bir şeyler geliştirmişler. A1 hücresinde düzgün olarak yazılmış tarihin olduğunu düşünelim. B1 hücresine

=A1-TARİH(YIL(A1)-1;12;31)

formülünü girerseniz, bu formül A1 hücresindeki tarihin yılın kaçıncı gününe karşılık geldiğini gösterecektir. (İngilizce Excel kullanıyorsanız, TARİH yerine DATE fonksiyonunu kullanın.)

Raporumuzda matrisler kullanacağız. Bu matrislerin çarpımını Excel'de otomatik yaptırabilir miyiz?

Excel bu özelliğe sahip. Örneğin çalışma tablonuzun A1:C3 alanında 3x3'lük bir matris ile F1:G3 alanında 3x2'lik birer matris olsun. (İki matrisin çarpılabilmesi için, ilk matrisin sütun sayısının, ikinci matrisin satır sayısına eşit olması gerektiğini hatırlatalım.) 3x3'lük (mxn formatındaki) matris ile 3x2'lik (nxp formatındaki) iki matris çarpılırsa, 3x2'lik (mxp formatında) yeni bir matris oluşur. O halde çalışma tablomuzun boş ve uygun bir yerinde 3x2'lik bir alan seçin ve bu alana =DÇARP(A1:C3; F1:G3) formülünü girip (İngilizce Excel kullanıyorsanız DÇARP yerine MMULT fonksiyonunu kullanın) <Shift>+<Ctrl>+<Enter> tuşlarına basın. İşte matris çarpımınız karşınızda...

Excel'de makro yaratmaya çalışıyoruz ama yazdığımız makro, sayfa (sheet) olarak üzerinde çalıştığımız kitapa ekleniyor. Makroları tüm kitaplarda geçerli kılmanın yolu yok mu?

Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği. Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir. Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de bir kitap (workbook) açın. Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusuna yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Saklama Yeri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook) seçeneğini işaretleyin. Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında yeni makronuzu yazın. (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir.) Dosyayı PERSONAL.XLS adıyla EXCEL\XLSTART dizinine kaydedin. Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığınız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak. Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONAL.XLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz. Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın. Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın.

Excel'de girdiğim verileri sıralamak veya süzmek (filtrelemek) istediğimde bunların doğru sırada olmadığını görüyorum. Nedendir ve nasıl düzeltilir?

Bu, büyük olasılıkla, girdilerin başında yanlışlıkla boşluk bırakıyor olmanızdan kaynaklanıyor. Ama tek tek bu boşlukları silmek zorunda değilsiniz. Seçtiğiniz hücrelerde bunu sizin yerinize yapan bir makro var:

Sub BoslukSil()

For Each c In Selection.Cells

c.Value=Application.Trim(c.Val ue)

Next c

End Sub

Formül (işlev) kullanarak yaptığım hesapların, formül olarak değil, rakamsal değer olarak görünmesini istiyorum.

Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın. Sonra kopyalama yapacağınız hücreye geçerek Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz:

Sub Form2Deger()

For Each c In Selection.C ells

c.Formula=c.Value

Next c

End Sub

Dikine Başlıklar

Excel tablonuzda dikine başlıklar kullanmak istiyorsanız, başlığın yer aldığı hücreyi seçin, üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutunu çalıştırın. Hizalama (Alignment) bölmesine geçip Yönelim (Orientation) kısmından dikine başlık formatını seçip Tamam düğmesine tıklayın.

Otomatik Biçim

Excel'de hazırladığınız tablolara şık bir görünüm vermek istiyorsanız, tabloyu seçip Biçim*Otomatik Biçim (Format*AutoFormat) komutunu çalıştırın. Karşınıza gelen diyalog kutusunda pek çok tablo biçimini örnekleri ile birlikte bulacaksınız.

Romen Rakamları

Bir sayının Romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz. B2 hücresinde 1996 sayısının olduğunu varsayalım. Eğer A2 hücresinde bu sayıyı Romen rakamı ile görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey A2 hücresine ROMEN(B2) formülünü girmektir.

Fırıldak

Hesap tablonuza bir hücrenin değerini artırıp azaltacak düğmeler eklemek için Fırıldak (Spinners) özelliğini kullanabilirsiniz. Bu düğmeyi kullanmak için herhangi bir hücreye herhangi bir değer girin. Forms (Formlar) araç çubuğundan Fırıldak aracının düğmesine basın. Farenizi kullanarak hesap tablosunda istediğiniz yere istediğiniz boyutta bir fırıldak çizin. Fırıldak üzerine sağ fare tuşuyla basın; Nesne Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın. Diyalog kutusunun Hücre Bağlantısı (Cell Link) bölmesinde sayının etkileyeceği adresi girin (örneğin B3 için $b$3). Bu diyalog kutusundan ayrıca hücrenin alabileceği minimum ve maksimum değerleri, artış miktarını ayarlayabilirsiniz. İşte bu kadar. Artık arttırma/azaltma düğmenizi kullanabilirsiniz.

Birden Fazla Satırlı Başlıklar

Soru: Excel 5.0 kullanıyorum. Bazen sütun başlıklarını birden fazla satır yapmama gerekiyor. Bir hücrenin içinde birden fazla satır kullanmanın yolu nedir? Anlatabilir misiniz?

Cevap: Elbette, sadece Excel 5.0'da değil herhangi bir hesap tablosu belgesinde bu söylediğinizi gerçekleştirebilirsiniz. Sütun başlıklarınızın birinci satırda yer aldığını varsayalım. Satırın başındaki satır numarasına bir kere tıklayın ve tüm satırı seçili duruma getirin. Format menüsünden Cell komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusundan Alignment bölümüne gidin. Bu bölümde de hücre içerisindeki metnin yatay ve dikey olarak nasıl yerleştirileceği ayarlanabilir. Bunun hemen yanındaki Wrap Text yani metni kaydır seçeneğini aktif hale getirirseniz, hücre içerisinde istediğiniz kadar satır kullanabilirsiniz. Excel hücre içerisindeki satırları otomatik olarak bir alta kaydırır. Eğer satırı istediğiniz yerde alta geçirmek istiyorsanız hücre içerisinde satırı yazarken ENTER yerine ALT+ENTER kullanarak satırı bir alta kaydırabilirsiniz. Örnek için yandaki resme bakabilirsiniz. Aynı numarayı, diğer Windows hesap tablosu programlarında da kullanabilirsiniz. Örneğin 123 for Windows kullanıcıları aynı işi Style * Alignment komutunu kullanarak. Quattro Pro kullanıcıları ise Satır sayısını gösteren kutucuğun üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp ekrana gelen menüden Block Properties komutunu çalıştırıp Alignment seçimini yaparak gerçekleştirebilirler.

Excel ve AutoFilter

Soru: Şirketimizin bir çok bayisi bulunuyor. Bu bayilerin yaptıkları satışlar bir Excel tablosuna her akşam düzenli olarak giriliyor. Üç sütunluk basit bir Excel tablosu kullanıyoruz. Satış yapılan tarih, satışı yapan bayii ve yapılan satışın miktarı başlıklı üç sütun bulunuyor. Yanlız girilen bilgiler belirli bir sıralamaya tabii tutulmuyorlar. Bu yüzden gerektiğinde hangi bayiinin hangi günde ne kadar satış yaptığını, veya belli bir günde ne kadar satış yaptığını bulmak zorlaşıyor. Bunun kolay bir yolu yok mu?

Cevap: Nasıl yapılacağını öğrenmek istediğiniz işlem Excel'in Autofilter yani otomatik filtreleme özelliğine uygun düşüyor. Diğer okuyucularımızın faydalanabilmesi için yukarıda örnek bir tablo hazırladım. Varsayalım sizin istediğiniz bu tabloda Kadıköy bayisinin hangi tarihte ne kadar satış yaptığını bulmak olsun. Önce verilerimize otomatik filtreleme uygulamalısınız. Bunun için önce sütunları seçili hale getirin. Data * Filter menüsünden Autofilter seçeneğini aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer kutucuk konacaktır. Artı bu kutucuklardan filtreleme kriter seçeneklerinizi belirtebilirsiniz. Örnek işlemi yapmak için bayi bölümündeki kutucuğa sol fare düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir. Burada sütundan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Şimdi Ortaköy bayisini seçin. Bu seçimi yaptıktan sonra, hesap tablosunda, Ortaköy bayisinin adı geçmeyen satırların yükseklikleri 0 yapılacaktır. Doğal olarak da sadece Ortaköy bayisinin satış bilgilerini ekranda göreceksiniz. AutoFilter seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda "custom" seçeneğini tercih ettiğinizde ekrana "Custom AutoFilter" diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak seçiminize büyüktür,küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de ekleyebilirsiniz.

Herhangi Bir Hesap Tablosunda Sayıları Kısaltmak

Soru: 123 kullanıyorum. Bazı zamanlarda küsuratlı sayıları sıfırdan sonra birkaç haneye indirmek istiyorum ancak sayı yuvarlatılıyor. Oysa ben sadece diğer hanelerin silinmesini istiyorum. Örneğin 123 altında 14.156667 sayısının 14.15 olmasını nasıl sağlayabilirim?

Cevap: Bunun birkaç yolu vardır. Diyelim ki kırpmak istediğiniz sayı A1 hücresinde yer alıyor. Herhangi bir hücreye gireceğiniz aşağıdaki formül hemen hemen bütün hesap tablosu programlarında çalışacaktır.

@int(A1*100)/100

Eğer sadece 123 for Windows kullanıyorsanız bu programın @trunc fonksiyonundan da yararlanabilirsiniz. Herhangi bir hücreye gireceğiniz

@trunc(A1,2) formülü istediğiniz değeri verecektir.

Mainframe’lerden PC’lere

Soru: Bir mainframe bilgisayardan kendi bilgisayarımdaki Excel 95 programına veri alıyorum. Ancak veri aldığımda satırlar arasında bir satır boşluk oluşuyor hep. Ben de bu satırları teker teker silmek zorunda kalıyorum. Bunu otomatikleştirecek bir makro veya formül yok mudur?

Cevap: Elbette vardır ve bu iş için uzun uzun formüller veya makrolarla uğraşmaya gerek yoktur. Bütün yapacağımız Excel’in otomatik veri filtreleme (Microsoft’çası veri süzme) özelliğini kullanmaktır. Örnek hesap tablomuzu ele alalım ve bu tür bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Aşağıdaki adımları takip edin.

1) Önce hesap tablosunda sizi ilgilendiren bütün satırları seçili duruma getirin.

2) Veri * Süz * Otomatik Süz komutunu çalıştırın. Bu komutu çalıştırdığınızda bütün veri sütunlarının başlığının yanına küçük bir düğme eklenecektir, bu düğmeye bastığınızda açılan liste kutusundan uygun tercihi yaparak istediğiniz tipte verilerin görünmez veya görünür olmasını sağlayabilirsiniz.

3) Bu işi yaptıktan sonra birinci satırın birinci hücresine gelin ve liste kutusundan (Boş Olanlar) seçimini yapın. Bu seçimi yaptığınızda seçimin içinde boş olan hücreler dışındaki bütün hücreler gizlenecektirler.

4) Boş olan satırları seçin ve Düzen menüsünden Satır Sil komutunu çalıştırın. Boş olan hücrelerin tamamı silinecektir.

5) Tekrar bütün hücreleri seçili duruma getirin ve tekrar Veri * Süz * Otomatik Süz komutunu çalıştırın. Aşağı doğru açılan liste kutuları kaldırılacak ve veriler istediğiniz gibi (aralarında boş satırlar olmadan) ekranda listelenecekler.

Excel ve Quattro Pro’da Puan Tablosu

Soru: Futbol takımlarının ve puanlarının sıralandığı bir Excel Hesap Tablosu kullanıyorum. Her hafta sonu bu takımların puanlarını güncelliyor, sıralıyor ve kağıda döküyorum. Hesap tablosunda bir koyu bir açık satırlar bulunuyor (editör’ün notu: örnek için yandaki resme bakabilirsiniz). Benim problemim bu sıralamayı yaptığımda ortaya çıkıyor. Her sıralama yapışımda koyu ve açık satırlar birbirine giriyor. Bu yüzden kağıda dökmeden önce satırları yine formatlamam gerekiyor. Bu problemimi nasıl halledebilirim?

Cevap: Hem Excel 5.0 hem de Quattro Pro 6.0 kullanıcıları için geçerli olan ufak bir numara ile istediğinizi başarmak mümkün. Önce sadece koyu renkli satırları seçip bunlara bir isim tanımlayın, daha sonra da aynı işlemi açık renkli satırlar için uygulayın. Sıralama işlemi bittiği zaman isimleri bir bir seçip renklerini belirleyin ve kağıda dökün. Elbette, bu kadar basit değil. Bunun için aşağıdaki adımları takip edin.

1) Aşağıdaki resimde görülen bir hesap tablonuz olduğunu varsayalım. Önce koyu olan ilk hücrenin daha sonra da tuşuna basıp basılı tutarak (burada 3, 5, ve 7. Satırlar) diğer hücrelerin üzerine tıklayıp diğer koyu hücreleri seçili duruma getirin. Insert menüsünden Name * Define komutunu çalıştırın. Koyu hücrelere bir isim verin (burada "koyu") ve OK düğmesine basın. Aynı işlemi açık renkli hücreler (burada 4 ve 6.) üzerinde uygulayın, bu hücrelere de "açık" ismini verin.
2) Hücrelerin tümünü seçili duruma getirin ve Data menüsünden Sort komutunu çalıştırın. Takımları puan durumuna göre büyükten küçüğe sıralayın, bu aşamada ortalık karışacak ve koyu/açık renkli hücreler birbirine gireceklerdir.
3) Şimdi, koyu görünmesi gereken hücreleri koyu yapmaya geldi sıra. Sol taraftaki hücre menüsünden "koyu" seçimini yapın. Koyu rengi alacak olan satırların seçili duruma geldiğini göreceksiniz.
4) Araç çubuğundaki renk paleti düğmesinin kenarındaki açma düğmesine basın ve koyu renk için kullanmakta olduğunuz rengi seçin. Bu hücreler koyu renk alacaklar. Aynı işlemi açık renkli hücreler üzerine de uygulayın.
5) İşiniz bittiğinde düzgün olarak renklendirilmiş bir puan cetveli ile karşı karşıya kalacaksınız.

Quattro Pro kullanıcıları da aynı işlemi birkaç ufak tefek değişiklikle uygulayabilirler. Satırları isimlendirmek için yine hücreleri teker teker seçmek ve Block menüsünden Names komutunu çalıştırmak gerekli.

Ne yazık ki 123’te bu yapılamıyor. Çünkü 123 for Windows birbirine komşu olmayan hücreleri seçip te ortak bir isim altında toplamaya izin vermiyor, ne yapalım, kader bu..

1) Önce koyu daha sonra da açık renkli satırları seçin ve seçimlere birer isim tanımlayın.
2) Listeyi büyükten küçüğe sıralayın.
3) Koyu renk veya açık renk olacak olan hücreleri seçin
4) Seçili hücrelere istediğiniz rengi uygulayın
5) Her iki hücre topluluğuna da istediğiniz rengi uyguladıktan sonra listenizi istediğiniz gibi kağıda dökebilirsiniz.

Excel 5.0’ın Default Ayarlarını Değiştirmek

Soru: Excel ile çalışıyorum ve çok sıkıcı bir problemim var. Belki size anlamsız gibi gelecek ama ben Excel ile bir rapor kağıda dökerken her seferinde File menüsünden Page Setup komutunu çalıştırıp Header ve Footer’ları silmek ve basılacak olan bilgileri sayfaya ortalatmaktan bıktım usandım. Bu işi her hesap tablosu için Default ayar olarak belirlemenin bir yolu yok mudur? Bu arada hazır buraya kadar gelmişken size bir sorum daha olacak. Acaba Excel’in yeni bir hesap tablosu yarattığında kullandığı Default fontu ve puntoyu değiştirmenin bir yolu var mıdır?

Cevap: Default ayarları değiştirmeyi gösteririz, ama yine de kendinize en başta şu soruyu sormanızda yarar var. Gerçekten bütün Excel hesap tablolarına bu ayarları uygulamak istediğinizden emin misiniz? Eğer bu soruya cevabınız "evet" ise hemen başlayalım. Bütün yapacağınız istediğiniz ayarları içeren bir hesap tablosu şablonu yaratmak ve bu şablonu book.xlt adını kullanarak Excel’in kurulu bulunduğunu rehberin altındaki xlstart rehberine kaydetmek.

Yeni şablonunuzu yaratmak için önce yeni bir hesap tablosu açın. Bildiğiniz gibi bir hesap tablosu bir dizi çalışma sayfasından oluşuyor. Eğer yapacağınız bu ayarların bütün hesap tablosu sayfalarında etkin olmasını istiyorsanız, bütün sayfaları seçili duruma getirmeniz gerekiyor. Önce sayfanın hemen altında üzerinde Sheet1 yazan etikete basın, daha sonra sayfa kaydırma çubuğunu kullanarak sonuncu sayfa etiketini (genelde sheet16) ekrana getirin ve tuşuna basıp basılı tutarak bu etiketin üzerine tıklayın, bütün etiketler beyaz renk alacak ve seçili duruma gelecekler.

File menüsünden Page Setup komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Header/Footer bölümüne gidin ve hem header hem de Footer liste kutularında (none) seçimini yapın. Daha sonra Margins böklümüne gidin ve "Center on Page" bölümünde"horizontally" seçimini aktif hale getirin ve OK düğmesine basın.

Sıra artık yaratmış olduğunuz bu yeni şablonu kaydetmeye geldi. File menüsünden Save As komutunu çalıştırın. File name bölümünde book yazın ve kaydedilecek rehberi daha önce değindiğimiz xlstart rehberi olarak belirleyin. Save File As Type bölümünde template seçimini yapın ve tuşuna basın. Artık yeni belgelerinizin tamamı istediğiniz formatta hazırlanmış olarak önünüze gelecektir.

1-2-3 Makroları İle Baskı Ayarlarını Kontrol Etmek

Soru: Kısa bir zaman önce 1-2-3 for Windows’un 3.1 sürümünden 4.0 sürümüne geçtim. Ve bu terfi aşamasında bir problemle karşılaştım. Problem değişik yazdırma ayarları olan dosyaları seçmek için sıkça kullanmakta olduğum 1-2-3 makrolarından kaynaklanıyor. 3.1 sürümünde bir raporun teker teker her sayfasının basılacağı kağıt tepsisini ayrı ayrı belirleyebiliyordum. Bunun için :PCBU komutunu kullanıyordum (Print * Configuration * Bin * Manual). Bu komutlar 4.0 sürümü ile tarihe karışmış, peki bunu nasıl başaracağım?

Cevap: Ne yazık ki dediğiniz işlemi 4.0 için bir kestirmesi bulunmuyor, en azından bizim editörlerimizden aldığım bilgiler bunu gösteriyor. Bu problemi çözmek için {set} komutunu kullanarak pek çok belge ayarını yapabilen 5.0 sürümüne terfi etmenizi önerebilirim. 4.0 sürümünde olan {set} komutu marj ayarları gibi sayfa seçeneklerini belirlemenize izin veriyor fakat kağıt tepsisini seçme gibi bir özelliği bulunmuyor. Örneğin 5.0 sürümünde kullanabileceğiniz

{set "Printersetup-bins";"Manual Feed"}

komutu ile ibr HP LaserJet 4L yazıcıyı elle kağıt beslemeye alabiliyorsunuz. Lotus 1-2-3 for Windows sürüm 5.0 ve diğer Lotus ürünleri için 0 216 348 35 08 numaralı telefondan Bimeks Bilgi İşlemi arayabilirsiniz.

Özel Üstbilgi ve Altbilgiler

Soru: Excel 5.0 ile çalışıyorum. Kağıda dökerken üst bilgi ve altbilgi alanlarında değişik, kendime özel bilgiler yazdırmak istiyorum. Örneğin basılan sayfanın başlığı, sayfayı hazırlayan kişinin adı vs.. gibi. Bunu Excel 5.0 altında nasıl başarabilirim?

Cevap: Excel5.0 ile çalışma sayfalarınızı kağıda dökerken alt tarafa özel bilgiler yazdırmak istiyorsanız, Dosya Menüsünden Sayfa Yapısı komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Üstbilgi/Altbilgi sekmesine gidin. Burada üstbilgi (header) ve altbilgi (footer) alanlarını özelleştirebilir, bu alanlara yazılacak olan bilgileri aşağı doğru açılan listelerden seçebilirsiniz. Excel 95 sizin için bir dizi seçenek hazırlamış olacaktır. Bu seçenekler arasında kendinize uygun olan seçeneği bulamazsanız Özel Üstbilgi veya Özel Altbilgi düğmelerinden birine basıp ekrana gelecek olan diyalog kutusunda istediğiniz özel ayarı yapabilirsiniz.

Not: Aynı püf noktası 1-2-3 Release 5.0 için de geçerlidir.

Excel ve Seriler

Bir sütunu belli bir farka artan sayılarla doldurmak mı istiyorsunuz? Bunun için alt alta sayıları yazmanıza veya toplama-çıkartma formülleri ile uğraşmanıza gerek yok. Diyelim ki 0’dan başlayarak beşer beşer yazdıracaksınız. Önce birinci hücreye 0 altındaki hücreye de 5 yazın. Daha sonra bu iki hücreyi fare ile seçili duruma getirin. Seçili duruma getirdiğiniz hücrelerin alt sağ tarafında küçük bir karenin çıktığını göreceksiniz. Fare imleci ile bu karenin üzerine gelin ve işareti tutarak aşağı doğru sürükleyin, sütundaki değerlerin bitmesini istediğiniz yerde durun, fare düğmesinden elinizi çekin. Seçili duruma gelmiş olan alan otomatik olarak bir seri biçiminde doldurulacaktır. Anlatırken biraz karışık gibi görünen bu yöntemin, eliniz alıştıktan sonra aslında ne kadar kolay olduğunu göreceksiniz ve bir kere alıştıktan sonra vazgeçemeyeceksiniz. Aynı seri mantığı Türkçe Excel için Aylar, tarihler ve haftanın günleri için de geçerlidir. Yani Ocak yazdıktan sonra fare ile çekiştirerek Excel’e otomatik olarak Şubat, Mart vs.. yazdırabilirsiniz.

Hücre İçi Formatlama

Soru: Bir programa terfi ettiğimde kullanmakta olduğum bir alt sürümde bulunan özelliklerin değiştirilmiş olduğunu görmek beni cidden rahatsız ediyor. 123 sürüm 3.1 kullanıyordum. Bu programda hücre içindeki bir cümlenin sadece belli bir kelimesini değişik olarak formatlayabiliyordum. Örneğin sadece tek bir kelimenin altını çizebiliyordum. Şimdi 123 for Windows kullanıyorum ve yaptığım formatlar nedense hücre içindeki bütün kelimelere uygulanıyor. Eski 123’ümde olan bir özelliği yeni sürümde nasıl kullanabilirim?

Cevap: Lotus 123 sürüm 2.3, 2.4, 3.1, 3.1+ ve 3.4’lerde bulunan WYSIWYG eklentisi ile yapabildiğiniz numaraların tamamını 123 for Windows’ta yapmanıza olanak yok, ama birazdan söyleyeceğimiz numarayı kullanarak bunlardan en azından birkaç tanesini 123 for Windows’ta da gerçekleştirebilirsiniz.

WYSIWYG eklentisi hücre içi formatlama yaparken özel tuş kombinasyonları ve harfler (kontrol kodları) kullanmaktadır. Tuş vuruşları 123 for Windows’da çalışmıyor ama bazı kontrol kodları çalışıyor. Bir hücre içinde belli bir kelimenin, örneğin KALIN kelimesinin kalın (bold) olarak yazılmasını istediğinizi varsayalım. Bu kelimenin geçtiği etiketi içeren hücrenin üzerine çift tıklayın. Ekleme noktasını K harfinin önüne getirin, sırasıyla + ve b, a (begin attribute: tanım başlangıcı) tuşlarına ve sonra da b (bold: kalın) tuşuna basın. Daha sonra ekleme noktasını KALIN kelimesinin son harfi olan N harfinin sağına getirin, sırasıyla + ve e, a (end attribute: tanım sonu) tuşlarına ve sonra tuşuna basın. tuşuna bastığınızda etiket içinde sadece KALIN kelimesinin kalın (bold) olarak görüntülendiğini göreceksiniz. Bu kontrol kodlarını ezberlerseniz, aynı zamanda etiketi yazarken de kullanabilirsiniz. Kullanılabilecek kontrol kodlarının bir listesi aşağıdaki kutuda verilmiştir.

123 For Windows Kontrol Kodları

Kontrol kodu Anlamı

b bold

i italik

d sub******

5_ üzeri çizgili

4_ kutu içinde

3_ kalın alt çizgi

2_ çift alt çizgi

1_ normal alt çizgi

1c default renk

2c kırmızı

3c yeşil

4c mavi

5c camgöbeği

6c sarı

7c macenta

Otomatik Toplama

Soru: Sayın PC World yetkilileri. Ben yeni bir Excel kullanıcısıyım. Excel’in otomatik toplama özelliği gerçekten çok hoş, pek çok şeyi son derece kolaylaştırıyor. Yalnız bir problemim var. Size gönderdiğim mektupta da görüldüğü gibi satırlarda verilerim bulunuyor. Bu verilerin yanına da o satırın toplamını yazmak istiyorum (editörün notu: örnek için yandaki resme bakabilirsiniz). E2 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna bastığımda aynen istediğim gibi B22 toplamı buraya yazılıyor. E3 hücresi için de problem yok. Ancak E4 hücresinden itibaren problemler başlıyor. E4 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna basınca bu sefer bu hücreye E2:E3 toplamı yazılıyor. Bu neden oluyor? Neyi yanlış yapıyorum?

Cevap: Siz herhangi bir şeyi yanlış yapmıyorsunuz. Bu problem 123 for Windows’da da var, Quattro Pro for Windows’da da. Nedeni ise otomatik toplamanın yatay-dikey ayrımı yapmaması. E2 satırında yukarıda yer olmadığı için soldakileri topluyor, E3 satırında yine yukarıda sadece tek bir sayı olduğu için soldakileri topluyor. E4’e gelince işler karışıyor çünkü burada hem yukarıda hem de solda sayılar var. Öncelik yukarıdaki sayılara veriliyor (zaten biz de sayıları alt alta yazıp toplamaz mıyız?) ve E2:E3 arası toplanıyor.

Probleminizin çözümü çok basit ve bütün hesap tablosu programları için geçerli. Bütün yapacağınız otomatik toplama tuşuna basmadan önce B2:E4 alanını seçili duruma getirmek. Daha sonra da otomatik toplama tuşuna basmak. Böyle yapınca aynen istediğiniz gibi B ile D arasındaki sayılar toplanacak ve E sütununa yazılacaktır.

Excel ile 123 Arasında Dönüşüm

Soru: Eskiden 123 kullanıyordum. Sonraları ben de modaya uydum ve Excel’e geçtim. Fakat bir problemim var. 123’te alıştığım bazı kestirme tuşlar Excel altında değişik işler yapıyorlar. Örneğin eskiden 123 altında tuşuna bastığımda bir ekran sağa, shift + tab tuşlarına bastığımda bir ekran sola giderdim. Excel altında aynı tuşlar bir hücre bir hücre ilerletiyorlar. Bir arkadaştan 123 kestirme tuşlarını Excel altında kullanabileceğimi duydum. Eğer bunun nasıl yapılacağını anlatırsanız beni ve benim gibi eski 123’çüleri pek mutlu edersiniz. Şimdiden teşekkürler.

Cevap: Excel altında 123 kestirme tuşlarını kullanmak son derece basittir. Bütün yapacağınız Araçlar menüsünden Seçenekler komutunu çalıştırmak, ekrana gelecek olan diyalog kutusunda Dönüşüm bölümüne gitmek. Burada Dönüşüm kılavuz tuşları seçeneğini aktif hale getirip Tamam düğmesine bastığınızda artık sadece tab değil bütün 123 klavye kestirmelerini Excel altında aynen kullanabileceksiniz. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

Excel ve EĞER formülü

Soru: Sayın PC World yetkilileri. Ben bir Excel kullanıcısıyım ve IF formülü ile bir problemim var. Bu problemin nedeni herhalde benim bu formülü kullanmayı tam olarak becerememem. Bir sigorta şirketinde çalışıyorum. Yirmi kadar serbest çalışan arkadaşımız var ve bir Excel hesap tablosunu kullanarak bunlardan gelen bilgileri değerlendiriyorum. Detaylara girip sizi sıkmayacağım. Benim istediğim bir hücrenin değeri örneğin 100’den fazla ise 100 yazılması, az ise gerçek değerin yazılması. Bunu nasıl başarabilirim?

Cevap: Bunu yapmak Excel’in IF fonksiyonunu kullanarak son derece kolaydır. Yandaki gibi bir hesap tablonuzun olduğu varsayalım. Burada A ve B sütunlarında yazan değerleri toplayıp D sütununa yazıyoruz. Sizin istediğiniz D sütunundaki değerin 100’den fazla olması durumunda buraya 100 yazılması olduğuna göre D sütununda ufak bir IF formülü kullanmamız gerekiyor. Burada yazmamız gereken formül ise Türkçe Excel’lerde =EĞER((C3+B3)>100,100,C3+B3) veya İngilizce Excel’lerde =IF((C3+B3)>100,100,C3+B3) formülü. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

IF (Microsoft’çular Ofis uygulamalarını Türkçeleştirirken hızlarını alamamışlar, yeni Excel’de fonksiyonlar bile Türkçe netekim) formülünün kullanım mantığı çok basittir. Parantez içinde virgülle ayrılmış üç alan bulunmaktadır. Birincisinin içine sonucu karşılaştırılacak olan işlemi, ikincisine işlem doğru ise basılacak olan değeri veya yapılacak olan işlemi, üçüncü bölüme ise sonuç yanlış olduğunda basılacak olan değeri veya yapılacak olan işlemi yazarsınız. IF fonksiyonu duruma göre uygun değeri alacaktır.

Hesap tabloları ve hesaplama kesinliği

Soru: Beni bir dinazor olarak kabul edebilirsiniz ama yine de problemimi çözebileceğinizi umuyorum. 123 for DOS kullanıyorum, yani o eski dostumuz Lotus 123. Bir hesap tablosu belgem var. Bu hesap tablosunda bütün hesaplamaların sıfırdan sonra iki basamak kesinlik derecesine göre yapılmasını istiyorum. Hesaplamaların sonuçlarının kesinlik derecesini belirlemek için @ROUND() fonksiyonunu kullanmayı biliyorum. Fakat her formül girişimde bu @ROUND() fonksiyonunu girmek zoruma gidiyor. Hesap tablosundaki bütün formülleri hesaplarının yapılmasında sıfırdan sonra iki basamak kesinlik kullanılmasını sağlamak için ne yapmalıyım?

Cevap:Eğer Excel dışında başka bir hesap tablosu programı kullanıyorsanız bunu yapmanız mümkün değil. Diğer hesap tablosu programlarında hesap tablosundaki bütün hücrelerin formatıyla oynayabilirsiniz, böylece tablodaki tüm sayılar ekranda sıfırdan sonra iki basamağa kadar kesinlik ile görüntülenir. Ancak iç hesaplamalarda yine 15 basamaklık kesinlik derecesi kullanılmaktadır. 123 kullanırken bütün hesap tablosunun formatını /WorkSheet * Global *Format *Fixed komutunu çalıştırıp, sıfırdan sonra ondalık hanesinin sayısı sorulduğunda (Number of decimal places) 2 sayısını girerek yapabilirsiniz. Quattro Pro ve Excel'de de benzer bir formatlama numarası kullanabilirsiniz.

Ancak Excel'de durum biraz farklı. Bir seçeneğiniz daha var. Options menüsünden Calculation komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda "Precision as displayed" seçeneğini aktif hale getirin.

123 for Windows ve Kaybolan Yazıcı Ayarları

Soru: 123 for Windows ile çalışıyorum ve yazıcı ayarlarımı kaydetmek istiyorum. Eskiden 123 sürüm 2.3 kullanırdım ve WYSIWYG kullanarak sayfanın boyutunu (letter A4 veya legal) belirleyebilir ve bunu çalışma sayfası ile kaydedebilirdim. Oysa 123 for Windows'ta Letter A4, Letter veya Legal sayfa boyutları arasında her seferinde geçiş yaptığımda Printer Setup'a gelip yazıcı ayarlarını değiştirmek zorunda kalıyorum. Ne yapmalıyım?

Cevap: Ne yazık ki 123 for Windows kullanıcılarına sayfa boyutu üzerinde direkt kontrol vermiyor. File menüsünden Page Setup komutunu çalıştırdığınızda ekrana gelecek olan diyalog kutusunda sayfa üstbaşlığı, sayfa büyültme/küçültme oranı gibi ıvır zıvır ayarları yapabiliyorsunuz ve bu ayarlar çalışma tablosunu kaydettiğinizde o tablo ile birlikte diske kaydediliyor. Fakat sayfa boyutunu ayarladığınız File menüsünden Printer Setup komutunun ekrana getirdiği diyalog kutusu aslında 123 for Windows diyalog kutusu değil. O bir genel Windows diyalog kutusu. Bütün uygulamalara olduğu gibi gidiyor ve tek bir uygulamaya özel yönetilemiyor. Çoğu Windows uygulaması bu Printer setup diyalog kutusu sınırlamalarını ortadan kaldırmak için kendi içlerinde sayfa düzenini halletmek ve bu diyalog kutusunu by-pass etmek için özel komutlar içeriyorlar. 123 for Windows ise sadece kendi içerisinden sayfa yönelimini (dikey veya yatay) ayarlamanıza izin veriyor, sayfa boyutunun denetimini üzerine alamıyor. Bu işi halletmenin kolay yolu, çalışma sayfanız yüklendiğinde otomatik olarak yazıcılarla ilgili diyalog kutusunu ekrana getirecek bir 123 for Windows makrosu yazmaktan geçiyor. Uygun bir hücreye gidin ve

{Alt}ft{Tab}~

satırını girin. Sırasıyla Range Name metin kutusunda \0 yazın ve Enter tuşuna basın. Çalışma sayfanızı kaydedin. Artık bir dahaki sefere çalışma sayfanız açıldığında, ekrana default Printer Setup diyalog kutusu gelecek. Buradan sayfa boyutunu değiştirebilirsiniz.

Excel 5.0 ve Otomatik Kayıt

Excel 5.0 ile çalışırken belirli aralıklarla belgenizi otomatik olarak kaydedilmesini mi istiyorsunuz. Program menülerinde bu tip bir seçenek yok ama bir eklenti olarak gelen AUTOSAVE.XLA bu işi sizin için yapacaktır. Bunun için yapacağınız tek şey Tools menüsünden Add-Ins komutunu çalıştırmak. Ekrana gelecek Add-Ins diyalog kutusunda o anda sistemde kurulu ve kullanılabilir durumda olan eklentilerin bir listesi gelecektir. Buradan AutoSave'i seçili hale getirin ve OK düğmesine basın. Artık Tools menüsünü bir daha açtığınızda bu menüye bir de AutoSave yani Otomatik Kayıt seçeneğinin eklendiğini göreceksiniz. Bu komutu çalıştırınca ekrana Otomatik kaydetme ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecektir. Otomatik kaydetme aralığı ve buna benzer diğer bir sürü seçeneği buradan ayarlayabilirsiniz.

Excel ile Etiket Atama

Soru: Excel kullanıcısıyım. Excel çalışma sayfalarımda bir etiket kolonu kullanarak birbirine benzer verileri tek bir başlık altında toplamak istiyorum. Problemim şu: Aynı etiketleri alt alta yazan bir kolon ile karşılaşıyorum. Benim istediğimi sadece birinci etiketin yazılması, diğer aynı etiketlerin boş yere görüntülenmemesi. Böylece daha iyi bir görüntü ortaya çıkıyor. Cross Tablar ile bunu yapabiliyorum ama bu sadece özet veriler için geçerli oluyor. Bir makro ile bunu basit bir hesap tablosu için yapmak mümkün müdür?

Cevap: Basit bir yöntemle herhangi bir makro kullanmadan bunu yapabilirsiniz. Diyelim ki Excel'iniz açıkve BOOK1 adlı bir hesap tablonuz var. Birinci kolonda bölge adları diğer kolonda da o bölge içerisindeki şehirler bulunuyor. Sizin bütün istediğiniz ise bu satırlarda birbirleri ile aynı olan bölge adlarını çıkarmak ve ayrı bir hesap tablosuna kategorilere ayrılmış verileri girmek. Önce Book1'deki verileri Sort edin. Daha sonra ikinci kolonu seçin ve insert menüsünden Columns komutunu çalıştırarak A ile B kolonunun arasına bir kolon ekleyin. B2 hücresine gelin ve

=IF(A2=A1,"",A2)

formülünü girin. Bu formülün görevi bi,r solundaki hücre ile onun altındaki hücreyi karşılaştırmak ve birbirleri ile aynıysa o hücreyi boş bırakmak, farklıysalar sol taraftaki hücrenin değerini üzerine yazmaktır. Formülü girdikten sonra CTRL+Insert tuşlarına basın, daha sonra B2 hücresinin altında kalan hücreleri seçerek ENTER tuşuna basın. Böylece formül B kolonunun tüm hücrelerine kopyalanacaktır. Hesap tablonuz istediğiniz gibi bir görünüm kazanacaktır. Hesap tablonuza en son görünümünü vermek için A kolonunu tümüyle seçin ve Format menüsünün Column * Hide komutunu çalıştırın. Aynı işl emi A kolonunun başlık Tab'ına sağ fare tuşuyla tıklayıp ekrana gelecek olan menüden Hide komutunu çalıştırarak ta yapabilirsiniz.

Excel ve Enter

Soru: Eskien 123 kullanıyordum, şimdi Windows 95’e geçtiğim için Excel 95 kullanıyorum. Bu yüzden eski alışkanlıklarım ve Excel 95’in yeni özellikleri kesiştiği yerlerde kafayı yiyecek gibi oluyorum. Küçük bir örnek vereyim. Bir hücreye bir bilgi girmek isterken alışkanlıkla tuşuna basıyorum. Bunu yapınca hücre göstergeci bir hücre aşağıya iniyor. Bu da beni deli ediyorum. Bunu engellemenin bir yolu var mıdır?

Cevap: Vardır. Bütün yapacağınız Araçlar menüsünden seçenekler komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Düzen bölümüne gidin. Burada, Etkin Hücreyi Enter’dan Sonra Taşı seçeneğini pasif hale getirin ve Tamam düğmesine basın. Artık 123’te olduğu gibi tuşuna basıp hücreyi düzenleyebilirsiniz. Not: Sürekli olarak bu seçeneğin pasif kalmasını istemeyen okuyucularımız, hücre içini düzenlemek için kısayol tuşlarını kullanabilirler.

123’te Gizli Sayfaları Bastırmak

Soru: İçinde üç adet sayfa olan bir 123 hesap tablom bulunuyor. Kullanıcıların ortalığı dağıtmasını istemediğim için bu sayfalardan ikisini gizli yaptım. Kullanıcılar sadece üçüncü sayfadaki verileri değiştirebiliyorlar. Sayfaya bir de şifre koydum (güvenlik açısından). Fakat işin garibi belgeyi yazıcıya dökmek istediğim zaman bu iki gizli sayfayı bastırmak mümkün olmuyor. Her seferinde gizli sayfaları tekrar görünür hale getirmem gerekiyor. Bu sayfaları böyle uğraşmadan kağıda dökmem için bir püf noktası söyleyebilirseniz, çok memnun olacağım.

Cevap: 123’te gizli bir sayfayı görünür hale getirmeden kağıda dökmenin imkanı yoktur. O yüzden size aşağıda dökümünü göreceğiniz makroyu hazırladık. Bu makro, dosyanın şifresini açıyor, gizli olan sayfaları tekrar görünür hale getiriyor. Daha sonra kağıda dökme işlemini yapıyor. Sonra sayfaları tekrar gizliyor ve şifreliyor. Şifrenizin görünmemesi için bu makroyu da gizli bir sayfaya kaydetmelisiniz.

\p {onerror \p_err}

{file-unseal "password"}

{select A:A1}

{windowsoff}

{show-sheets B:A1..C:A1}

{selectfirstrange}

{select-append secondrange}

{print selection}

\p_err {hide-sheets B:A1..C:A1}

{file-seal "password"}

{select A:A1}

Excel ve Romen Rakamları

Eğer bir sayının romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, Excel 95’in ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz. Bu formülün kullanımı son derece kolaydır. B2 hücresinde 1996 sayısının olduğunu varsayalım. Eğer A2 hücresinde bu sayının romen rakamı ile gösterimini görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey A2 hücresine ROMEN(B2) formülünü (pardon işlevini.. ne demekse) girmektir.

Excel ve İşlev sihirbazı

Soru: Türkçe Windows 95 kullanıyorum. Hazır Türkçe Windows 95 kullanırken bir de Türkçe Ofis seti alayım dedim. Ofis setini kurarken ve kullanırken herhangi bir problem ile karşılaşmadım, örneğin Word 7.0’dan çok memnun kaldım. Ancak, Excel 7.0 beni kısa bir süre içinde deli edecek sanırım. Çünkü programı Türkçeleştirirken biraz ileri gitmişler, formülleri de Türkçeleştirmişler. Ortalıkta DÜŞEYARA, AŞAĞIYUVARLA, TAVANAYUVARLA gibi garip formüller dolaşıyor. Büyük ihtimalle bir süre sonra bunlara da alışacağız ancak siz bana istediğim formülü (tahmini de olsa) Türkçe formüller arasından bulup hesap tabloma nasıl girebileceğimi söyleyebilir misiniz?

Cevap: Çok haklısınız. Şu Türkçe formül işi pek çok Excel kullanıcısını zora sokmuş durumda. En azından eski İngilizce formüller kalsaydı yine alışırdık belki ama şu anda o da zor. Çünkü Excel 7.0 eski dosyaları açarken hiç sorgusuz sualsiz İngilizce formüllerin yerine Türkçelerini koyuyor. Dosyayı bir kaydettiğinizde bütün eski İngilizce formüllere güle güle diyorsunuz.

Allahtan Excel’in İşlev Sihirbazı gibi güzel bir özelliği var. Bu özelliği kullanarak uygulamak istediğiniz formülü kategorik bir biçimde hesap tablonuza alabiliyorsunuz. Örneğin eskiden RANDOM() diye bir formülümüz vardır ve kullanıldığında bize 0 ile 1 arasında bir rasgele sayı üretirdi. Bu formülün Türkçeleşince ne olduğunu bulmak için önce ilgili hücreye gelin. Daha sonra, Ekle menüsünden İşlev komutunu çalıştırın. Ekrana açılacak olan pencerede önce aradığınız kategoriyi belirlemek gerekli. Rasgele sayı üretmek olsa olsa Matematik ve Trigonometri kategorisinde olur diyelim ve sol taraftaki listede Matematik ve Trigonometri kategorisinin üzerine tıklayalım. Tıkladığımızda sağ tarafta bu kategoride yer alan formülleri görüyoruz. Bunların her birini teker teker incelemek gerekli. Ok tuşları ile teker teker aşağıya indiğimizde diyalog kutusunun sol alt tarafında, düğmelerin üstünde o formülün ne işe yaradığını anlatan kısacık bir açıklama göreceksiniz. Türkçe olan bu açıklamaları iyi takip ederek aradığınız formülü (pardon işlevi) bulup yine otomatik işlev sihirbazının adımlarını kullanarak Excel tablonuza koyabilirsiniz.

Bu arada, kırk yıllık RANDOM() fonksiyonu S_SAYI_ÜRET() olmuş, haberiniz var mıydı?

Eski 123'den Yenisine Geçerken.

Soru: Eskiden DOS altında 123 ile çalışıyordum. Makroları ve formülleri daha rahat okunur hale getirebilmek için Range Names (Alan isimleri) yaratıyordum. İstediğim yerlere alan isimleri yazmama imkan sağlayan /Range/Name/Table komutunu kullanarak hesap tablolarımı çok daha okunaklı bir biçimde kağıda dökebiliyordum. Artık 123 for Windows kullanıyorum ve aynı işi yapmak istiyorum. Fakat bir türlü bu tip bir komut bulamadım. Bunu yapan komutu bana söyleyebilir misiniz?

Cevap: Evet, ama yine eski yöntemlere baş vurmanız gerekecek. Bu özelliği kullanabilmenin tek yolu 123 for Windows'un 123 for DOS menülerini görüntülemek ve onlardan yararlanmak için Tabloların başındaki hücreye gelin ve / tuşuna basarak 123 for DOS menülerini görüntüleyin. Range/Name/Table komutlarını çalıştırın ve ENTER tuşuna basın. Excel kullanıcıları aynı işlemi Insert/Name/Paste ve ardından Paste/List komutlarını kullanarak yapabilirler. Quattro Pro'cular ise Block/Names/Make Table komutunu çalıştırıp Tablo için bir yeri belirleyip OK düğmesine basmalılar.

Quattro Pro ile Değer Arttırmak

Soru: Yeni bir Quattro Pro 5.0 kullanıcısıyım ve çok basit bir sorum var. Bir kolona bir çok satış rakamı girdim. Ama sonra bir de baktım ki bu rakamların 500 dolar daha arttırılması gerekiyor. Bunu teker teker yazmak yerine otomatikman arttırmak istiyorum. Ne yapmalıyım?

Cevap: Yapacağınız tek şey bir hücrenin değerini 500 arttıran bir formül yazmak ve bu formülü ilgili tüm hücrelere uygulamak. Diyelim ki A1..A50 alanında sayılarınız yer alıyor. B kolonunun tepesindeki etikete basarak bütün kolonu seçili duruma getirin. Buraya formülümüzü koyacağımız geçici bir kolon sokacağız Insert menüsünü kullanarak bu araya bir kolon ekleyin. Daha sonra arttırılacak olan birinci değerin sağındaki boş hücreye (B1 olması lazım) gelin. B1 hücresine +A1+500 formülünü girin. Enter tuşuna bastığınızda bu hücrede sağdaki hücrenin 500 fazlası görülecektir. Şimdi sıra bütün kolona bu formülü uygulamaya geldi. B1..B50 hücrelerini seçili duruma getirin. Seçilmiş alanın içerisinde sağ fare tuşuna tıklayın. Fare imlecinin sağ tarafında bir menü açılacaktır. Ekrana gelecek olan bu menüden SpeedFill seçeneğini seçin. Aynı işlemi benzer hespa tablosu programları kullananlar da benzer komutlarla gerçekleştirebilirler. Doldurma işlemi bittikten sonra artık A kolonundaki tüm hücrelerin sağ tarafında değerlerinin 500 fazlası görülecektir. Şimdi sıra orijinal sayıları yok edip yerlerine yeni sayıları koymaya geldi. Bu aşamada öncelikle "ne olur ne olmaz" deyip hesap tablosunu yeni bir isimle sabit diskinize kaydedin. Sonra b kolonunda doğru sayıların bulunduğu bloğu seçili duruma getirin, sağ tuşla ortalarında bir yere tıklayın ve yine ekrana gelecek olan menüdeki "Copy" komutunu kullanarak kopyalayın. Şimdi A kolonundan katıtların bulunduğu 1. hücreye gelin ve Edit menüsünden Paste Special komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun options bölümünde Values Only seçeneğini aktif hale getirin. (böylece formüllerden kurtulduk) ve OK düğmesine basın. A kolonundaki değerler istediğiniz gibi 500 arttırılmış olarak ayarlandı. Eklemiş olduğunuz B kolonunu da sildiğinizde iş tamamlanmış olacak.

Excel tabloları ve değerler

Soru: Bir Excel tablosunda MAX() fonksiyonunu kullanarak bir alan içerisinde en büyük değere ulaşmak oldukça kolay. Ama benim yapmak istediğim sadece bu sayıyı belirlemek değil. Bu sayıyı alıp binlerce sayı içeren başka bir hesap tablosuna eklemek istiyorum. Bir alan içerisindeki en büyük değerli hücrenin adresini veren bir formül hazırladım ama bu büyük değer o alanda birden fazla kere geçerse bu formül işe yaramıyor. Sanırım en büyük değere rastladığında o hücreyi aktif yapan bir formüle ihtiyacım var. Ne yapmalıyım?

Cevap: Aşağıda listelenmiş olan makroyu bir deneyebilirsiniz. Makromuz tek bir fare tıklaması ile bir tablonun en büyük değerini veya bu değerler birden fazla ise aralarından birini buluyor. Makro aktif hücrenin yakınlarından yola çıkıyor ve aktif hücreden büyük bir değer içeren hücreye rastladığında bu hücreyi aktif hücre yapıyor. Makroyu oluşturmak için Insert * Makro * Module komutlarını çalıştırın ve aşağıda görülemn metni girin. Satır açıklamalarını girmenize gerek yoktur. Makroyu çalıştırmak için, sayılar içeren bir tablonun içerisinde bir yere tıklayın, Tools menüsünden Macro komutunu çalıştırın ve ekrana gelecek olan listede ilgili makro (burada BuyukBul) ismi üzerine çift tıklayın. Eğer makroyu kullanışlı buluyorsanız, araç çubuğuna bir düğme olarak atayabilir ve gerektiğinde kolayca erişebilirsiniz.

'Bir tablodaki en büyük değeri belirlemek

'

Dim FindArea As Object

Sub FindBig()

'Aranacak alanı belirlemek

Set FindArea = Selection.CurrentRegion

'Bu alandaki en büyük değeri bulmak.

FindArea.Find(What:=Applicatio n.Max(FindArea), After:=ActiveCell).Active

End Sub

1-2-3 İçerisinde Hücreleri Seçerek Silmek

Soru: 1-2-3 Release 2.3 kullanıyor ve bir dizi piyangonun sonuçlarını tutuyorum. Kurduğum hesap tablosunda A ve B kolonlarında sayılar var ve bu sayıları karşılaştırmak için C kolonunda

@IF(A1=B1,A1,"")

formülünü kullanıyorum. A ve B hücrelerindeki sayılar eşit olduğunda bu formül A kolonundaki ilgili sayıyı görüntülüyor, eğer eşitlik yoksa herhangi bir değer görüntülemiyor. Daha sonra / Range * Value komutunu kullanarak C kolonundaki sayıyı metne çeviriyorum. Bu şekilde uygun sayılar ve boş hücrelerden oluşan bir kolon elde ediyorum. Fakat hücreler aslında boş değil. Boş etiketlere sahip hücreler. Formül çubuğunda tek bir apostrof olarak görüntüleniyorlar. Size sorum şu: Acaba bu hücreleri tamamen boşaltmanın bir yolu yok mu?

Cevap: Formülünüzü kopyaladıktan sonra, /Range * Value komutunu kullanmak yerine aşağıdaki makroyu çalıştırmayı deneyin. Boş bir kolona tabloda görülen değerleri girin ve Range * Name * Create komutunu kullanarak \D isimli makronun ilk hücresine verin. Makroyu çalıştırmak için, değiştirmek istediğiniz kolonun (sizin örnekteki C kolonunun) ilk hücresine gelin ve ALT - D (Windows sürümleri için Ctrl-D)